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企业集团财务OA系统工作督办与考评模块开发与应用
2015年08月10日
信息来源: 华能集团
文/ 呼伦贝尔公司 李东和 卞学敏
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  呼伦贝尔公司总结多年实务管理工作经验,每年确定不同层面的研究课题,充分调动财务管理团队每个成员参与管理的积极性,几年来以零成本的方式自行研发应用了财务OA系统,有效补充了财务基础管理规范化工作中的部分“短板”,为财务管理工作质量提升奠定了基础。2014年,呼伦贝尔公司在此基础上又成功研发了工作督办与考评模块,本文重点介绍该系统的功能及创新点。

  一、财务OA系统简要介绍

  办公自动化(简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型办公方式。实际工作中,几乎所有的OA系统使用的仅是公文处理功能。为提高财务工作质量和效率,充分利用现代化手段促进财务管理工作水平进一步提升,呼伦贝尔公司财务部利用现有内部网络、ASP技术和B/S架构,自主开发应用了财务OA系统,使不同地域下属单位的财务人员能够在网上协同办公,数据交换和信息沟通更加顺畅。

  这个系统由财务综合管理系统、在线培训与考试系统、资金预算与支付系统、综合预算与分析系统组成。在此基础上开发应用的“工作督办与考评”模块,可对每个财务人员的待办工作逐项进行提示、工作办理过程中工作布置人和工作承办人的互动交流和完成工作情况及时考评等,在补足财务管理工作“短板”方面进行了有益的尝试。

  二、工作督办与考评模块设计

  呼伦贝尔公司财务工作督办与考评模块在设计上进行了自主创新。一是对财务人员新的待办工作,系统提供自动强制阅知功能,将工作任务在第一时间传达到工作承办人。二是多维度的工作事项查询,使财务人员及时了解将要完成的工作,合理安排时间有条不紊完成各项工作。三是对已完成工作的逐项及时考评,进而自动生成对每个财务人员的工作和下属单位财务部门工作的考评。

  工作督办与考评模块包括工作计划处理、月度工作计划、工作完成情况评价三个子模块组成,如图1所示。

  (一)工作计划处理

  工作计划处理包括录入“布置新工作”的各项数据、多参数组合的工作查询和对单项待办工作的多项处理操作。

  1.布置新工作

  只需录入工作承办人、完成时间、工作内容即可布置完成一项新工作。根据工作布置人和工作承办人关系的不同,工作任务的布置分为领导布置、同事之间布置、自己布置三种方式。

  2.工作计划处理

  工作计划处理包括多参数组合的工作计划查询和对单项工作的多种处理操作。工作计划处理界面如图1所示。这个界面操作选择的初始默认参数为布置人:全部;承办人:本人;状态:待办;时间:本月;排序:完成时间。从用户角度来说,这是最佳的默认查询参数,能直接定位到用户最关心的本人需要完成的待办工作。

  (1)操作选择:点击操作选择的相应按钮,可改变相关参数的不同值,各参数不同值的组合,从而改变查询显示的结果。

  (2)处理操作:对满足布置人、承办人、状态、时间条件的各单项工作的操作,可进行“转”、“删”、“汇报”、“批示”、“结”、“下”、“月”、“撤”等处理操作。

  3.多种提示信息

  系统根据待办事项的缓急程度,在每项待办事项工作内容前进行提示,在工作布置人和承办人名字上提示联系方式等多种信息。

  (二)月度工作计划

  将待办工作中的重要工作列入财务月度工作计划,重点督办这部分工作的完成情况。

  (三)工作完成情况考评

  工作完成情况评价包括对财务人员个人的评价和对单位的评价,对单位的评价是对个人的汇总,能客观反映财务负责人的履行职责的能力。

  1.对工作承办人完成工作情况进行考评。工作布置人对工作承办人完成工作情况从完成时间、工作质量、工作态度、通讯状况四个方面进行评价,评价结果分为:特别满意(5分)、非常满意(4分)、满意(3分)、不满意(2分)、非常不满意(1分)。

  2.对公司及下属单位工作完成情况进行考评并公示。对公司下属单位和全部财务人员考评结果按月进行汇总并公示。

  三、工作任务监督管理的起源与创新点

  (一)创新思维的起源

  根据目前实际管理工作的经验,工作任务布置和接受工作过程中的沟通、领会、工作态度等主要因素,导致工作质量不高或影响整体工作等现象出现,经分析主要原因是部分岗位工作人员缺乏认真、严实、沟通、自律、积极性等行为方面的问题。为了及时解决和改善这一类问题,呼伦贝尔公司成立了课题组,反复分析研究,确立了解决管理短板的切入点,根据人的思想与行为活动变化基本规律,萌发了用合适的方法扶正思想行为的理念。

  (二)管理创新点

  1.管理延伸。利用统一的管理平台,集中分散的管理区域,达到对工作任务、承办人、工作沟通、结果、评价等工作流程中的要素进行实时可控督办的效果。

  2.双向约束。根据每一个人都有努力向上的基础思维和自尊这一人性特点,通过对平台布置人和承接任务人的全过程工作状态的公示,起到了互相监督约束的作用,避免工作中出现布置工作任务要点不明晰和任务承办人工作态度等对工作任务结果产生的影响,有利于提高管理层和操作层的自律约束程度及工作水平。

  3.规范量化。任务派遣中规范了工作职责,克服了能者多劳带来的消极因素,同时量化了各个岗位、各单位的实务工作,给时段区间内的个人及团队工作综合考评和年度总结提供了具有实际意义的重要依据。

  4.交流提效。完善的工作跟踪提示功能和工作交流过程,为优质的工作效果提供可靠保障。表现在承接任务人将领会的工作意图及工作过程中的建议,随时向布置人反馈,避免工作中遇到的工作条件变化和理解程度等问题影响工作的进展和效果。

  5.总结备忘。系统对历史数据形成工作档案方便数据共享,在日常繁杂的工作中需要了解的历史资料很多,这个管理模块可以随时梳理各时段的个人及团队工作计划任务安排、完成情况、总结等备忘事项,避免工作漏项和远期工作出现的衔接问题,同时为后续相关事项提示决策信息。

  6.立体管理。在这个管理系统中,对于任何一项工作任务,都可以调动多方位的支持性因素,充分体现多层面宽维度的工作闭环管理。

  7.习惯规律。模块使用简单易懂,利用这个管理手段结合行为心理学中的21天效应现象,形成日常工作中的及时性、准确性、严谨性、规范性等良好的工作习惯轨迹,达到协助扶正的功能,从而激发员工享受工作成果带来的愉快感。

  8.实践衍生。这个管理方法的衍生是解决实际管理中存在各类问题的必然选择。因此,从实践中衍生出来的工作方法,与实际工作特点和解决问题的关键点高度契合。

  9.安全无成本。系统的安全性方面,利用内网运行物理隔离的环境实现安全保障与呼伦贝尔公司内网系统的安全性保持同级别水平。软件全部由公司财务团队利用业余时间,以零成本研发应用,且今后运维成本为零,系统安全可靠。

  
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